Chip 1996 April

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9409 / CCMAIL.CD < prev next >

Wrap

Text File | 1994-11-22 | 26KB | 442 lines

@VLotus cc:Mail 4.0@N @VLevélháló@N Az üzleti életben a belsô levelezés sok problémával jár együtt. A levelet meg kell írni, kiszûrni belôle a helyesírási hibákat, elküldeni, majd meggyôzôdni arról, vajon elolvasta-e a címzett, akinek viszont választ kell fogalmaznia, illetve archiválnia a küldeményt, és még sorolhatnánk... E feladatok optimális összehangolása azonban még ennél is nagyobb gondot jelenthet, hacsak nincs kész automatizmus, ami mindezt megoldja. Régen küldöncök és titkárnôk látták el az efféle munkákat, csakhogy az ember lassú és feledékeny. Ma azonban, amikor szinte minden irodában van számítógép, kézenfekvô, hogy a levelezést is számítógépekre bízzuk. Ehhez azonban megfelelô hardverkörnyezet is kell, hiszen például hálózat nélkül a számítógépek aligha tudnának egymásnak leveleket továbbítani. S mivel a legtöbb helyen már a hálózat is ki van építve, csak egy aprócska hajszál választja el a felhasználót az elektronikus levelezéstôl: a levelezési szoftverek közül a legmegfelelôbb kiválasztása. E cikkben egy olyan levelezô rendszert mutatunk be, amit a világ PC-felhasználói közül a legtöbben használnak: a Lotus Development Corp. cc:Mail nevû termékét. @VElektronikus levél@N Az elektronikus levél fogalma csaknem egyidôs a számítástechnikával. Olyan eszközt jelent, aminek segítségével lehetôvé válik a papír nélküli levelezés. Ez azt jelenti, hogy a számítógépen bevitt szöveget anélkül juttatják el egyik helyrôl a másikra, hogy közben papírra nyomtatnák. Jellemzô, hogy csak olyan személyek vehetik igénybe az elektronikus levelezést, akik hozzáférnek egy számítógép termináljához -- tehát a módszer technikai kötöttségekkel jár. Eleinte csupán kisebb üzenetekrôl vagy még inkább üzenetfile-okról lehetett beszélni. Csak késôbb látták be, hogy a számítógépen keresztüli levelezés hatékonyabbá teheti az emberi kommunikációt, a kapcsolattartást. Az egyes rendszerekbe épített szolgáltatások száma egyre bôvült, de az elektronikus levelezést erôsen korlátozta a számítógép-hálózatok kis mérete. A nyilvános telefonvonalakra köthetô modemek megjelenése mérföldkônek számított, hiszen az adatok cseréjével együtt a levelek küldése is lehetôvé vált. Mailboxokat alakítottak ki, vagyis olyan központokat, amik postafiókként levelek fogadására és tárolására voltak alkalmasak. A mai BBS-ek is e rendszerek továbbfejlesztett változatai, a program- és adatcsere támogatása mellett általában erôs levelezési rendszerrel is rendelkeznek. Persze az elektronikus levél önmagában is sokat fejlôdött, fôleg a nagytávolságú hálózatoknak köszönhetôen. A különbözô elektronikus levelezô rendszereket röviden E-Mail-nek szokták nevezni, bár létezik egy világméretû ""elektronikus posta", amivel szinte mindenhova el lehet juttatni a számítógépes leveleket, és E-Mail alatt gyakran ezt a gigantikus rendszert értik. Ez nem véletlen, hiszen nyilvános X.25, X.400 és X.500 csomagkapcsolt hálózatokon érhetô el, és minden fontosabb szervezet, intézmény és vállalat dolgozói ezen keresztül juttatják el egymásnak leveleiket. @VLotus cc:Mail@N A cc:Mail kifejezetten a cégen belüli ""postás" funkcióját látja el, de minden elterjedt E-Mail rendszerre is rácsatlakoztatható. Helyi hálózatokra telepíthetô fel, de más helyi hálózatokkal is összekapcsolható egy úgynevezett gateway segítségével. Modemmel pedig egyedi PC-k is hozzáférhetnek a rendszerhez telefonvonalon keresztül, ezáltal távoli munkaállomások is igénybevehetik a cc:Mail szolgáltatásait. Ezenkívül csatlakozási lehetôséget biztosít nagygép-alapú E-Mail rendszerekhez, MHS, SMTP, valamint X.400 szabványú és nyilvános E-Mail szolgáltatókhoz, illetve faxkészülékekhez. Helyi hálózatokon egyszerû a szoftver mûködése. A telepítô program a szerveren létrehoz három alkönyvtárat. Az egyik tartalmazza a hálózati adminisztrátor számára a cc:Mail ADMIN programját, amivel a szoftver menedzselhetô. A másikban a felhasználói programok találhatók, amikkel a munkatársak használni tudják a rendszert, a harmadik pedig az adatalkönyvtár, amiben a levelek és más üzenetek tárolódnak el -- persze titkosítva. A levelezések során a címzett adatbázisába kerül be az a levél, amit a címzett a felhasználói programok segítségével olvashat el. A hagyományos levelezéshez postahivatalokra van szükség, nincs ez másképp a cc:Mail esetében sem. A postahivatal (Post Office) alkönyvtárat jelent -- ez az adatalkönyvtár, amirôl már esett szó. A Post Office postafiókokat (Mail Box) tartalmaz. Minden felhasználónak van egy postafiókja, amiben a beérkezô levelei gyülekeznek. Miként a postahivatalt alkönyvtárak, a postafiókokat adatbázisfile-ok testesítik meg. Persze a fizikai valóság a felhasználó elôl mindvégig rejtve marad, de a kifejezések érthetôsége miatt célszerû volt betekinteni egy kicsit a színfalak mögé. Mielôtt áttekintenénk a szoftver nyújtotta összes szolgáltatást, vegyük szemügyre a telepítés során tapasztaltakat! Az adminisztrátor feladata, hogy feltelepítse a levelezô szoftvert, majd döccenésmentes használati lehetôséget biztosítson a felhasználók számára. A cc:Mail bármilyen file-szerver típusú hálózatra feltelepíthetô, mivel adatbázisfile-on keresztül történik a levélváltás. Csupán két megkötés van. Az egyik, hogy legalább 2 Mbyte szabad hely kell legyen a file-szerver merevlemezén, a másik pedig, hogy amennyiben MS DOS alapú a szerver (például Personal NetWare vagy Lantastic), akkor a SHARE.EXE-t be kell tölteni a memóriába. Ez persze nemcsak a cc:Mail igénye, hanem a hálózati operációs rendszereké is, mivel a SHARE.EXE biztosítja a file-ok többszörös hozzáférhetôségét. A telepítô szoftver fel is hívja erre a figyelmet, de sajnos nem érzékeli, ha telepítéskor a munkaállomás Novell hálózatba van bejelentkezve -- ilyenkor ugyanis a szoftver nagy valószínûséggel a Novell hálózatra kerül fel, és emiatt feleslegesnek érzem ezt az üzenetet. Csupán néhány információra van szüksége a telepítô szoftvernek. Meg kell adni egyrészt a létrehozandó postahivatal nevét, a menedzseléséhez szükséges jelszót, és azt az elérési utat, ahova a programokat illetve az adatbázisokat fel fogja másolni. Ilyenkor csak egy dologra érdemes odafigyelni: olyan útvonalat adjunk meg, amihez minden file-mûveleti jogosultságunk megvan. Célszerû supervisori vagy adminisztrátori névvel, azaz az adott hálózatban rendszergazdai jogkörrel felruházott névvel bejelentkezni a telepítéskor, ezzel ugyanis sok fejfájást úszhatunk meg. A file-ok felmásolása után a telepítô szoftver azonnal behívja a levelezési rendszer felelôsének legfôbb segítôjét, az ADMIN programot. Ezzel a programmal lehet új felhasználókat felvenni a levelezési rendszerbe. Elsô alkalommal csupán egyetlen felhasználó, az adminisztrátor felvételére van mód. A többi felhasználó felvitele elôtt ugyanis egy úgynevezett User Pack lemezzel új postafiókokat kell létrehozni. Kétfajta lemez van: 10 illetve 25 postafiók készítésére alkalmas. Ha ennél több felhasználót kell bejegyezni a rendszerbe, akkor újabb lemezzel a postafiókok száma tovább növelhetô. Egy lemezzel azonban csak egyszer lehet elvégezni ezt a mûveletet, mivel a szoftver ráírással érvényteleníti a lemezt. Ez az egyetlen védelem a cc:Mailben. Sok User Packet ""bevetve" egyébként akár több ezer ember használhat egy cc:Mail rendszert. Telepítéskor arra is van lehetôség, hogy csak a felhasználói programokat telepítsük. Erre akkor lehet szükség, ha már telepítve van a cc:Mail, de más platform alatt is használatba szeretnénk venni. DOS, Windows, OS/2 alá és Macintoshra is telepíthetô a szoftver, így azok is elégedettek lehetnek, akiknek munkahelyén a fenti rendszerek közül többel is dolgoznak. Ehhez azonban meg kell venni a megfelelô Platform Packet, azaz az adott operációs rendszerhez illeszkedô cc:Mail-változatot. A telepítési feladatokhoz tartozik a felhasználók megadásán kívül a felhasználói csoportok és hirdetôtáblák kialakítása is. Annál is inkább, mert jobb elôre megtervezni egy kommunikációs hátteret, mint nap nap után ""alakítgatni". Mint már kiderült, a cc:Mail felhasználói csoportokba szervezhetôk. A csoportokat leíró listát Public Mailing Listnek nevezik, amit nyilvános (publikus) levelezési listának, vagy találóbban körlevelezési listának lehetne fordítani. A csoportok ugyanis arra szolgálnak, hogy egy-egy levelet egyszerre több személynek is el lehessen küldeni. Például egy cégnél minden osztály külön csoportot alkothat. Ilyenkor az osztályvezetô a körleveleit az osztályának megfelelô csoportnak címezve küldheti el az osztályán dolgozók részére. A vállalat összes munkatársa ugyanakkor egy másik csoportot alkothat, így a cég igazgatója az összes vállalati alkalmazott számára szintén egyszerû módon küldheti el üzeneteit. De ugyanúgy a csoport-, közép- és felsô vezetôk is külön egységekbe szervezhetôk, és ezzel egy idôben létezhet egy ""vezetôk" csoport is, amibe minden vezetô beletartozik. îgy a vezetôi utasításokkal kapcsolatos üzenetküldések is leegyszerûsíthetôk. Területi elven, nemek szerint, adott célok elérésére szervezett munkacsoportoknak megfelelôen is kialakíthatók csoportok -- ez csak pár ötlet a lehetôségekbôl. A vállalati információcsere egy másik fontos területe a szakmai fórumok, ahol szakmai információkat, közérdekû témákat lehet felvetni, megvitatni. A cc:Mailben a Bulletin Boardnak (hirdetôtábla) nevezett szolgáltatás látja el ezt a funkciót. A hirdetôtáblán mindenki hagyhat üzenetet, amit azután bárki elolvashat és megválaszolhat. Több hirdetôtábla is feltelepíthetô, így összegyûjthetôk az azonos témával kapcsolatos gondolatok. Például érdemes létrehozni egy számítástechnikai témakörû hirdetôtáblát, ahol a számítógéppel kapcsolatos összes kérdést megválaszolhatják a számítógépes munkatársak, illetve a kollégák közreadhatják saját tapasztalataikat. Ugyanígy lehet általános, szakmai, vezetôbíráló, ötletadó hirdetôtáblát is készíteni, hogy csak néhányat említsünk a lehetôségek közül. A levelezôprogram használata elsôsorban az üzenetek küldésébôl és olvasásából áll. A küldéshez csupán a címzettet kell meghatározni, ami személy, csoport vagy hirdetôtábla lehet. Egyszerre több címzett is megadható, ilyenkor mindegyik fél személyre szólóan kapja meg a levelet, de arra is mód van, hogy másolatokat küldjünk a levél témája által érintett személyek részére -- Copy (cc:), illetve Blind Copy (bcc:). A levelekhez anyagok csatolhatók, így például egy feljegyzéshez a témát érintô dokumentumok is elküldhetôk. A mellékletek szöveg-, grafika-, fax-, képernyômentés- (Snapshot), illetve hirdetéstípusúak lehetnek. A szöveg normál ASCII szöveget jelent, a grafika pedig értelemszerûen grafikus képet. A képernyômentés típusa grafikus illetve szöveges lehet -- ez attól függ, hogy szöveges vagy grafikus kép lett-e elmentve. A képernyômentéshez egyébként saját segédprogramot kínál a cc:Mail, amit SNAPSHOT-nak neveztek el. Ez a program a memóriában marad, majd billentyûnyomásra lementi az aktuális képernyôtartalmat. Kis különbség van a szöveges és grafikus képernyôk kezelése között, ami nemcsak a file tartalmában (szöveges vagy grafikus) mutatkozik meg, hanem a mentés módjában is. Szöveges képernyô esetén elôször egy menü jelenik meg, amibôl kiválasztható, hogy az aktuális képet mentsük-e le, vagy egy már lementett képet nézzünk-e meg. Erre nincs lehetôség grafikus képernyô esetén, s arra sem, hogy megadjuk a lementendô file nevét. Ekkor automatikusan kap nevet a képfile -- a név egy kis ablakocskában megjelenik a képernyôn, és így megjegyezhetjük. Ez azért fontos, mert enélkül nem találjuk meg a file-t a levélbe illesztéskor. A levelekhez file-ok is csatolhatók, amik a mindennapi munka során válhatnak szükségessé. A file-ok típusa tetszôleges lehet, és mivel az egyes mellékletek tartalmát a címzett file-ba is kiteheti, így a további munka során a megfelelô alkalmazással ezek a mellékletek is feldolgozhatók. Ily módon egy kvázi csoportmunka is létrehozható -- persze ettôl ez a szoftver még nem minôsül groupware terméknek. @VMS-DOS Platform Pack@N A DOS operációs rendszer rendkívül elterjedt. A PC-felhasználók 70-80 százaléka használ MS DOS-t, vagy azzal kompatibilis PC (IBM), DR (Digital Research), illetve Novell DOS-t. A cc:Mail DOS alá írt változata szöveges képernyôn keresztül kezelhetô. A levelezéshez két programot is adnak (MAIL és TSRMAIL). A két program szolgáltatásaiban és felépítésében megegyezik, a különbség csupán az, hogy a MAIL hagyományos program, a TSRMAIL viszont indítás után bent marad a memóriában, ezután gombkombináció segítségével bármikor elôhívható, anélkül, hogy az éppen futó alkalmazásból ki kellene lépni. A memóriarezidens program mindössze 16 Kbyte-ot foglal el a hagyományos memóriaterületbôl, s ha van EMS memória, egy kapcsoló segítségével feltölthetô oda. A program jól alkalmazkodik a különbözô képernyôbeállításokhoz is. Ha nem 80x25-ös szöveges képernyôn hívjuk meg, automatikusan átvált erre a beállításra, majd kilépéskor visszaállítja az eredeti állapotot. Ez mind a különbözô szöveges üzemmódokkal, mind pedig a grafikus üzemmóddal problémamentesnek bizonyult. A két program kezelésében eltérés nem volt tapasztalható. A felhasználó könnyedén elboldogulhat a menüvezérelt felületen, csupán egyetlen dologra kell odafigyelni. A program indításakor a parancssorban meg kell adni az adatalkönyvtár elérési útvonalát, a felhasználó nevét és jelszavát. Ha ez nem történik meg, akkor elôször bekéri azokat, és csak ezután olvashatjuk el leveleinket. Érdemes batch file-okat írni, amelyek a megfelelô paraméterezéssel indítják el a programokat. A fômenü logikus szerkezetû, és ráadásul a pillanatnyi helyzethez alkalmazkodik. Amikor ugyanis van levelünk a postaládában, akkor az elsô menüpont a levelek olvasása (Read inbox messages), de amikor nincs, akkor az olvasás kimarad, és így a levelek készítése (Prepare new message) lesz az elsô. Ugyanígy több más menü is elérhetô a programban, amely kizárólag a feltétlenül szükséges menüpontokat tartalmazza. @VWindows Platform Pack@N A Microsoft erôs marketing-politikájának köszönhetôen egyre többen használnak a DOS-os gépeken Windowst. A Windows alatt kicsit könnyebb kezelni a rendszert, ami fôleg a Windows felhasználóbarát voltának köszönhetô. A levelezôprogram a telepítés során úgy állítható be, hogy azokat a paramétereket, amiket a DOS-os változatnál szükségképpen be kell gépelni, alapbeállítás szerint határozza meg. Ilyen például a felhasználó neve, az adatalkönyvtár elérési útvonala stb. Ily módon a program futtatása elôtt csupán a felhasználó jelszavát kell begépelni. Mint minden windowsos program, ikonok és legördülô menük segítségével kezelhetô. A multitasking technikának köszönhetôen pedig állandóan a memóriában maradhat, így a levélírás bármikor abbahagyható, illetve folytatható. A windowsos változat nagy elônye a DOS-ossal szemben, hogy a vágóasztalon keresztül adatok cserélhetôk más windowsos programokkal. Például a kedvenc szövegszerkesztônkkel megírt szövegek átemelhetôk a levélbe, ugyanígy a grafikák beillesztése is egyszerûbb, mint a DOS-os változatnál. Egy másik -- a felhasználó munkáját segítô -- eszköz az OLE funkció kihasználásában rejlik. A cc:Mailben a levelekhez különbözô file-ok is hozzácsatolhatók, amiket a windowsos változatban gombnyomásra kezelhetünk le. A WordPerfect for Windowszal megírt dokumentumokat például hozzárendelhetjük a WordPerfect szövegszerkesztôhöz, így ezeket a file-okat a továbbiakban egy gombnyomásra behívhatjuk a WP-be. A WordPerfect ilyenkor automatikusan betöltôdik, és megkapja a levélhez csatolt file-t, amire rákattintottunk. A szövegszerkesztôbôl való kilépéskor pedig a változások végbemennek a csatolt dokumentumban is. Azoknál a szoftvereknél, amelyek nem Lotus-termékek, elsô alkalommal manuálisan kell létrehozni az összerendelést -- ez alól csak a Windows részeként adott Write és PaintBrush kivétel. A Lotus programjait, például az 1-2-3-at és az AmiPrót azonban elôre programozottan használhatjuk. @VA postás kétszer csenget...@N A DOS-os változathoz még egy tárrezidens programot (NOTIFY) adnak arra a célra, hogy amennyiben érkezik egy levél, arról a felhasználó tudomást szerezhessen. A hangjelzés mellett egy ablak is megjelenik a képernyôn, legalábbis akkor, ha szöveges képernyôn dolgozik a felhasználó. Az ablakocska vizuálisan is jelzi, hogy új levél érkezett, és elôre meghatározott ideig marad látható. Ezenkívül gombnyomással bármikor lekérdezhetô, hogy hány olvasatlan levél ""hever" a postafiókban. A windowsos változat is tartalmaz egy WNOTIFY nevû programot, ami hasonló funkciót lát el, mint a DOS-os NOTIFY. A különbség csupán annyi, hogy Windows alatt nem jelenik meg ablakocska, viszont a figyelô szoftver ikonja villogni kezd, és mindaddig villog, amíg rá nem kattintunk az egérrel. Ekkor pedig automatikusan behívja a WMAIL programot, így ""felbonthatjuk" a beérkezett leveleket. @VKompatibilitás@N Szerkesztôségünkbe a DOS-os és a windowsos változat érkezett be tesztelésre, így csak ezek kompatibilitását ellenôrizhettük. A teszt során nem tapasztaltunk egetrengetô összeférhetetlenséget, de találtunk néhány érdekességet. Elôször is a levelek mindkét változatban tökéletesen olvashatók, még a színbeállítások is az elvárásoknak megfelelôen mûködtek. Tudniillik a szöveg tetszôlegesen színezhetô, így a levelekben kiemeléseket is használhatunk. Színes képernyôn mind a DOS, mind pedig a Windows alatt készített levelekben a színkiemelések láthatók voltak, akármelyik változattal olvastuk is ôket. Apró érdekesség, hogy a Windows alatti változat háttérszíne szürke, míg a DOS alattié kék. Ez csak akkor lehet zavaró, ha például egy windowsos felhasználó levelére DOS-os munkaállomáson válaszolunk, mégpedig úgy, hogy az eredeti levelet szerkesztjük át. Ilyenkor célszerû átváltani arra a színre, amit a levél írója is használt, de a legjobb, ha a DOS-os színbeállítást végérvényesen a windowsoshoz igazítjuk, vagy fordítva. A másik észrevételünk ennél furcsább. A DOS alatti grafikai szerkesztôprogrammal készített ábrák gyönyörûen megjeleníthetôk a windowsos változatban is, de a Windows alatt elkészült ábrák Windows Bitmap formátumúak, mivel a szerkesztéshez a PaintBrusht hívja be a WMAIL. Az ilyen ábrákat DOS alatt már nem lehet megtekinteni, csak úgy, ha elôbb kitesszük ôket file-ba, majd behívjuk egy grafikai megjelenítô programmal. E kellemetlenség ellenére is kijelenthetô, hogy a windowsos és DOS-os felhasználók problémamentesen tudnak egymással levelezni. A cc:Mail jól összefogja az elektronikus levelezéssel kapcsolatos teendôket. A különbözô platformokra kidolgozott változatok pedig arról árulkodnak, hogy a Lotus odafigyelt a tervezés során a felhasználóra is. Ez a kezelési felületek felépítésén is tükrözôdik. A két változat közül nekem a windowsos tetszett jobban, mert ez közelítette meg inkább az emberi gondolkodásmódhoz közel álló szoftverrel kapcsolatos elképzeléseimet. @KRudnai Tamás@N @VTovábbi információk:@N Walton Kft., H-1077 Budapest Almássy tér 2., tel.: 267-9006, 267-9007, 267-9010, fax: 267-9011 @<9409\CCMAIL1.GIF>Belejentkezik a cc:Mail for Windows@N @<9409\CCMAIL2.GIF>Az adminisztrátor legfôbb segítôje az ADMIN program@N @<9409\CCMAIL3.GIF>A felhasználók csoportokba szervezhetôk, így egyszerûbbé válik a körlevelezés@N @<9409\CCMAIL4.GIF>A felhasználók felviteléhez elôször postafiókokat kell létrehozni egy User Pack@N @<9409\CCMAIL4.GIF>lemez segítségével@N @<9409\CCMAIL5.GIF>A DOS-os program menüje a mindenkori állapotnak megfelelôen változik, ami@N @<9409\CCMAIL5.GIF>megkönnyíti a felhasználó munkáját@N @<9409\CCMAIL6.GIF>A windowsos változatban nem kell begépelni az adatalkönyvtár elérési útját és a@N @<9409\CCMAIL6.GIF>felhasználó nevét@N @<9409\CCMAIL7.GIF>A levélben használt színek megváltoztathatók@N @<9409\CCMAIL8.GIF>A levelek egyszerre több helyre is feladhatók, illetve másolatok küldhetôk el@N @<9409\CCMAIL9.GIF>A windowsos változatban a munkát kényelmes ablakkezelés segíti@N @<9409\CCMAIL10.GIF>A cc:Mail jól kihasználja a Windows nyújtotta lehetôségeket@N @<9409\CCMAIL11.GIF>A levélhez csatolt anyagok sorra megtekinthetôk, vagy kitehetôk file-ba@N @<9409\CCMAIL12.GIF>Egy levél feladása nem túl bonyolult feladat@N @<9409\CCMAIL13.GIF>Egy kis türelemmel mutatós levelek is készíthetôk@N